Introducción
Desde la llegada del COVID, las empresas de todo el mundo han intentado encontrar muchas formas de conectar a sus empleados y crear camaradería en este nuevo entorno remoto. La forma más básica de hacerlo es celebrando los cumpleaños y aniversarios laborales de los empleados. Nada es más apreciado por un compañero de trabajo que ver a sus colegas celebrar su cumpleaños. Pero, ¿sabe lo engorroso que puede llegar a ser? Tienes que nombrar a alguien encargado de ello en la empresa que se conecte diariamente a tu herramienta HRIS para comprobar de quién es el cumpleaños/aniversario laboral, escribir un bonito mensaje y publicarlo en un canal Slack determinado. Este proceso parece una pérdida de tiempo, ¿verdad? Ahí es donde entra en juego un bot de cumpleaños.
¿Qué es un bot de cumpleaños?
Un bot de cumpleaños (o bday bot) es un tipo de chatbot diseñado para ayudar a los usuarios a celebrar cumpleaños. Es un programa que puede integrarse con plataformas de mensajería como Slack, Microsoft Teams, Discord y Facebook Messenger, y puede utilizarse para llevar un registro de los cumpleaños, enviar recordatorios e incluso enviar mensajes de cumpleaños automatizados.
Instalar un bot de cumpleaños
Para el ejemplo, vamos a elegir Slack. Visitemos el marketplace y busquemos un "bot de cumpleaños":
Vamos a instalar el primero de la lista. Todas tienen características similares. Lo bueno de Billy (el líder del mercado) es que es a la vez la opción más barata y con más funciones para Slack.
Sigamos el proceso de instalación. Haga clic en Install del mercado:
A continuación, haga clic en Allow:
Si ves esto, ¡enhorabuena! Acabas de instalar tu primer bot de cumpleaños 🎉.
Ahora, ¡a configurarlo!
Configurar el bot
En la captura de pantalla anterior, podemos ver los distintos ajustes disponibles durante el flujo de incorporación. Tenga en cuenta que todos los servicios funcionan de forma similar, por lo que lo que es cierto para Billy probablemente lo sea para otros.
Por lo tanto, usted tiene:
- El canal en el que quieres que el bot envíe mensajes de celebración.
- Una opción para optar por los aniversarios laborales.
- El alcance de las celebraciones: todos los miembros del espacio de trabajo frente a sólo los miembros del canal.
- El método de recogida de la fecha de nacimiento: automático frente a manual.
Una vez que lo envíes, te redirigirá a la página de configuración completa del bot:
Podemos descubrir tres nuevos ajustes:
- Celebración
- Lenguaje de la celebración
- Gestión del fin de semana (día D, lunes o viernes)
También podemos ver que podemos añadir Billy a varios canales (en caso de que queramos utilizarlo en varios subequipos).
Nota: Cuando añades a Billy a un canal, él lo hará:
- Tenga la amabilidad de presentarse.
- (Sólo si ha activado la recopilación automática de fechas) Envíe un mensaje a los miembros correspondientes en función del ámbito que haya elegido (todos los miembros del espacio de trabajo o sólo los miembros del canal).
Uso del Bot de cumpleaños
Ahora que has añadido el bot bday a tu primer canal, vamos a ver cómo utilizarlo a diario.
Rellenar las fechas de nacimiento y de aniversario laboral
Si miras tus canales activos en los ajustes de Billy, verás que faltan algunos cumpleaños:
Si pulsa el primer botón Ask 12 membersBilly se pondrá en contacto individualmente con cada afiliado para recordarle que debe rellenar su fecha de nacimiento, diciéndole que usted se lo ha pedido.
Si pulsa en Import datesTe proporcionará un archivo Excel que tendrás que rellenar y enviar a Billy's a través del chat.
Nota: Si ha activado la recopilación automática, Billy se pondrá en contacto automáticamente en un horario optimizado para recopilar fechas por sí mismo.
Ajustes personales
Anteriormente, sólo discutimos la configuración de administración. Tenga en cuenta que sólo la persona que instaló Billy y los administradores del espacio de trabajo Slack tienen acceso a los ajustes de administración.
Ahora, echemos un vistazo a los ajustes personales:
Podemos ver dos secciones diferentes.
La primera es rellenar nuestra fecha de nacimiento y la fecha de nuestro aniversario laboral. Podemos anotar dos cosas:
- El año es opcional (cada persona puede ocultar la edad que tiene).
- Hay una opción de exclusión en caso de que alguien no quiera que se celebre su cumpleaños o aniversario laboral (de hecho, algunas personas no se sienten cómodas con ello).
La segunda es la lista de próximos eventos. Esto es útil si alguien quiere comprobar el cumpleaños o aniversario de trabajo de otra persona o si eres un administrador y quieres comprobar si has introducido la fecha correcta.
Trucos y consejos
Para garantizar la mejor experiencia de usuario a tus miembros de Slack, aquí tienes nuestra recomendación sobre cómo utilizar un bot de cumpleaños:
- Instálalo e importa las fechas de nacimiento y aniversario laboral de todos.
- Activa la recopilación automática para que cada vez que alguien nuevo se una al espacio de trabajo de Slack, Billy recopile automáticamente su información.
Conclusión
En este artículo hemos visto cómo instalar y configurar un bot de cumpleaños, y cómo utilizarlo a diario. Te animamos a que pruebes uno de los bots de cumpleaños disponibles en el mercado y observes las reacciones de tus compañeros de equipo. Confía en nosotros, ¡no te decepcionará!
Por último, pero no menos importante: Si utilizas Slack y quieres probar Billy, aquí tienes un enlace para hacerlo.
Díganos qué les parece a sus equipos en los comentarios.