Introduction
Depuis l'arrivée de COVID, les entreprises du monde entier ont essayé de trouver de nombreuses façons de connecter leurs employés et de créer une camaraderie dans ce nouvel environnement à distance. La façon la plus simple de le faire est de célébrer les anniversaires des employés et les anniversaires de travail. Rien n'est plus apprécié par un collègue que de voir ses collègues fêter leur anniversaire. Mais savez-vous à quel point cela peut être pénible ? Vous devez nommer un responsable dans l'entreprise qui se connectera quotidiennement à votre outil SIRH pour vérifier de qui il s'agit, écrire un beau message et le poster dans un canal Slack donné. Ce processus semble être une perte de temps, n'est-ce pas ? C'est là qu'intervient un robot d'anniversaire !
Qu'est-ce qu'un robot d'anniversaire ?
Un bot d'anniversaire (ou bday bot) est un type de chatbot conçu pour aider les utilisateurs à célébrer les anniversaires. Il s'agit d'un programme qui peut être intégré à des plateformes de messagerie telles que Slack, Microsoft Teams, Discord et Facebook Messenger, et qui peut être utilisé pour suivre les anniversaires, envoyer des rappels et même des messages d'anniversaire automatisés.
Installation d'un robot d'anniversaire
Pour les besoins de l'exemple, nous allons choisir Slack. Rendez-vous sur la place de marché et recherchez un "robot d'anniversaire" :
Installons le premier de la liste. Ils ont tous des fonctionnalités similaires. Ce qui est intéressant avec Billy (le leader du marché), c'est que c'est à la fois l'option la moins chère et la plus riche en fonctionnalités pour Slack.
Suivons la procédure d'installation. Cliquez sur Install du marché :
Cliquez ensuite sur Allow:
Si vous voyez ceci, félicitations ! Vous venez d'installer votre premier robot d'anniversaire 🎉
Maintenant, configurons-le !
Configuration du robot
La capture d'écran précédente montre les différents paramètres disponibles au cours du processus d'intégration. Gardez à l'esprit que tous les services fonctionnent de la même manière, et que ce qui est vrai pour Billy l'est probablement pour d'autres.
Donc, vous avez :
- Le canal dans lequel vous souhaitez que le robot envoie des messages de célébration.
- Une option d'opt-in pour les anniversaires de travail.
- La portée des célébrations : tous les membres de l'espace de travail ou uniquement les membres du canal.
- La méthode de collecte de la date de naissance : automatique ou manuelle.
Une fois que vous l'aurez soumis, vous serez redirigé vers la page des paramètres complets du robot :
Nous pouvons découvrir trois nouveaux paramètres :
- L'heure des célébrations
- Langue de célébration
- Gestion des week-ends (jour J, lundi ou vendredi)
Nous pouvons également voir que nous pouvons ajouter Billy à plusieurs canaux (au cas où nous voudrions l'utiliser dans plusieurs sous-équipes).
Remarque : lorsque vous ajoutez Billy à un canal, il le fait :
- Veuillez vous présenter.
- (Seulement si vous avez activé la collecte automatique des dates) Envoyez un message aux membres concernés en fonction de l'étendue que vous avez choisie (tous les membres de l'espace de travail ou seulement les membres du canal).
Utiliser le robot d'anniversaire
Maintenant que le bot bday a été ajouté à votre premier canal, voyons comment l'utiliser au quotidien.
Remplir les dates de naissance et d'anniversaire de travail
Si vous regardez vos chaînes actives dans les paramètres de Billy, vous remarquerez deux boutons si certains anniversaires sont manquants :
Si vous cliquez sur le premier bouton Ask 12 membersBilly contactera chaque membre individuellement pour lui rappeler d'indiquer sa date de naissance, en lui disant que vous l'avez demandée.
Si vous cliquez sur Import datesIl vous fournira un fichier Excel que vous devrez remplir et renvoyer à Billy's par l'intermédiaire du chat.
Remarque : Si vous avez activé la collecte automatique, Billy sera automatiquement contacté selon un calendrier optimisé pour collecter lui-même les dates.
Paramètres personnels
Précédemment, nous n'avons abordé que les paramètres d'administration. Veuillez noter que seules la personne qui a installé Billy et les administrateurs de l'espace de travail Slack ont accès à ces paramètres d'administration.
Jetons maintenant un coup d'œil aux paramètres personnels :
Nous pouvons voir deux sections différentes.
La première consiste à indiquer notre date de naissance et la date anniversaire de notre travail. Nous pouvons noter deux choses :
- L'année est facultative (chaque personne peut cacher son âge).
- Il existe une option de refus au cas où une personne ne souhaiterait pas que son anniversaire ou sa date de travail soit célébré (en effet, certaines personnes ne sont pas à l'aise avec cela).
La seconde est la liste des événements à venir. Cette liste est utile si quelqu'un veut vérifier l'anniversaire de quelqu'un d'autre ou si vous êtes un administrateur souhaitant vérifier si vous avez saisi la bonne date !
Conseils et astuces
Pour garantir la meilleure expérience utilisateur à vos membres Slack, voici nos recommandations sur l'utilisation d'un bot d'anniversaire :
- Installez-le et importez les dates de naissance et d'anniversaire de travail de tout le monde.
- Activez la collecte automatique pour que Billy recueille automatiquement les informations des nouveaux utilisateurs de l'espace de travail Slack.
Conclusion
Dans cet article, nous avons vu comment installer et configurer un robot d'anniversaire, et comment l'utiliser au quotidien. Nous vous encourageons vivement à tester l'un des bots d'anniversaire disponibles sur le marché et à observer les réactions de vos coéquipiers. Croyez-nous, vous ne serez pas déçus !
Dernier point, mais non des moindres : Si vous utilisez Slack et souhaitez essayer Billy, voici un lien qui vous permettra de le faire.
Faites-nous savoir ce que vos équipes en pensent dans les commentaires !